Wat is een compliance broker?

Een compliance broker is een tussenpersoon die bedrijven helpt voldoen aan wet- en regelgeving. Deze specialist zorgt ervoor dat organisaties binnen de wettelijke kaders opereren, wat boetes en reputatieschade voorkomt. Op deze pagina leest u meer over de taken en het belang van deze rol.

Direct antwoord: wat doet een compliance broker?

Een compliance broker, of een vergelijkbare dienst, helpt bedrijven te voldoen aan wet- en regelgeving. Een onafhankelijk compliance consultancy bureau, zoals Partner in Compliance, adviseert hierover.

Diensten zoals CompliantBeheer van Van Lanschot Kempen zorgen voor de afdwinging van compliance-restricties. Dit gebeurt door rechtstreekse afstemming met de compliance-afdeling van de klant, waardoor restricties geborgd worden.

Wanneer heb je een compliance broker nodig?

U heeft een compliance broker nodig wanneer uw organisatie hulp zoekt bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Dit is vooral relevant bij complexe financiële producten of snel veranderende wetgeving. Bijvoorbeeld, als u nieuwe diensten lanceert of uitbreidt naar andere markten, kan een compliance broker u begeleiden. Voor specifieke situaties en de meest actuele eisen raadpleegt u het beste de richtlijnen van de AFM.

Taken binnen compliance-bemiddeling

De taken binnen compliance-bemiddeling richten zich op het waarborgen van naleving van wet- en regelgeving. Dit omvat het screenen van kandidaten en opdrachten, het toetsen aan wet- en regelgeving, en het opzetten van documentatie en dossiervorming. Een compliance afdeling overziet monitoring en onderzoek (f6), identificeert en beoordeelt risico's (f4), en superviseert operationele strategieën (f7). Het ondersteunt ook belangrijke initiatieven (f9) en houdt toezicht op beleid (f5). Een centrale hulpfunctie, zoals het Compliance Infopunt, kan hierbij ondersteuning bieden (f1).

Screening van kandidaten en opdrachten

Screening van kandidaten en opdrachten begint met het vaststellen van de juiste functie-eisen en screening-criteria. Opdrachtgevers in IT-contracting voeren voorafgaand aan een rolaanbod maatregelen voor screening uit. Na een eerste selectie van cv's stelt de opdrachtgever een shortlist samen en nodigt kandidaten uit voor kennismakingsgesprekken. Tijdens deze gesprekken worden gerichte vragen gesteld om de geschiktheid van de sollicitant te beoordelen. Hierbij beoordelen zowel de sollicitant als de opdrachtgever de wederzijdse geschiktheid. Een selectie assessment kan extra duidelijkheid geven over de geschiktheid van een kandidaat. De opdrachtgever bepaalt uiteindelijk welke kandidaat geschikt is en wijst de overige kandidaten netjes af.

Toetsing aan wet- en regelgeving

De toetsing aan wet- en regelgeving in Nederland wordt onder andere gedaan door het Adviescollege toetsing Regeldruk (ATR). Dit college toetst voorgenomen regelgeving op de effecten van regeldruk, om onnodige lasten te voorkomen. Het advies van de ATR over nieuwe wetten moet het kabinet in principe overnemen. Een organisatie moet bij het inrichten van beheersmaatregelen rekening houden met deze wet- en regelgeving. Binnen organisaties is het belangrijk dat de naleving van deze wet- en regelgeving wordt gecontroleerd. Een compliance manager controleert bijvoorbeeld de naleving van zowel wetgeving als interne regels. Ook afdelingen zoals Finance & Control houden toezicht op deze naleving binnen organisaties.

Documentatie en dossiervorming

Documentatie en dossiervorming omvat het veilig en centraal opslaan van belangrijke bedrijfsdocumenten. Organisaties moeten diverse documentatie, zoals contracten, prijsoverzichten en leveranciersinformatie, elektronisch bewaren. Een effectief documentatiebeheer regelt de procedures voor het creëren, opslaan en beheren van digitale documenten. Zowel een verpakkingsdossier als een technisch dossier moet goed bewaard en up-to-date zijn, bij voorkeur in een digitaal systeem. Documenten in een Document Management Systeem (DMS) worden automatisch bijgewerkt met informatie over de auteur en wijzigingen, wat de raadpleegbaarheid verbetert.

Compliance broker versus compliance specialist

Een compliance broker bemiddelt tussen organisaties en compliance professionals. Een compliance specialist is de professional die zelf de compliance taken uitvoert. Hun rol en inzet verschillen sterk, afhankelijk van uw specifieke behoeften.

Rol en verantwoordelijkheden

De rol van een compliance broker is het zorgen dat organisaties voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Deze verantwoordelijkheden omvatten het identificeren van risico's en het opzetten van processen om naleving te garanderen. Een compliance broker helpt zo boetes en reputatieschade te voorkomen. Voor specifieke taken en vereisten kunt u het beste de aanbieder of relevante toezichthouders raadplegen.

Inzet als zzp, interim of vast

Bedrijven kiezen vaak voor het inhuren van zzp’ers, interim professionals of vaste medewerkers om hun compliance-behoeften te vervullen. Werken met zzp’ers biedt flexibiliteit bij het inzetten van experts, vooral voor projectmatig werk of om snel te kunnen schakelen op piekmomenten. Dit betekent dat u geen kosten heeft als er geen werk is, en u kunt profiteren van gerichte expertise. Ondernemingen kiezen voor zzp'ers om gespecialiseerde en kosteneffectieve krachten op korte termijn in te huren. Let wel op: inbedding van een zzp'er ontstaat wanneer deze taken uitvoert die normaal zijn voor vaste medewerkers, wat in 2025 een aandachtspunt is. Een ex-werknemer mag u later als zzp’er inhuren als er sprake is van echte zelfstandigheid, waarbij de werkzaamheden wezenlijk verschillen van de oude functie en de persoon zelf zijn werk bepaalt. Tijdelijk werken voor één opdrachtgever als zzp'er is toegestaan als de zelfstandigheid zichtbaar blijft en het voor een kortdurige periode is.

Werkvelden en opdrachtgevers

Compliance brokers en professionals werken voor diverse opdrachtgevers in uiteenlopende sectoren. Organisaties in Nederland waarderen de flexibele expertise van bevlogen professionals voor specifieke klussen. Voor meer informatie over compliance voor zakelijke kredietbemiddelaars kunt u terecht op gespecialiseerde pagina's. Opdrachtgevers plaatsen hiervoor opdrachten op platforms zoals Freelance.nl, waar zij zoeken naar geschikte deskundige freelance medewerkers. Dit kan variëren van projectmanagers in de bouwsector tot zzp civiel ingenieurs, beleidsontwikkelaars, strategisch beheerders, belastinginspecteurs, strategisch adviseurs, medewerkers buitendienst, strategisch coördinatoren en klantmanagers.

Financiële instellingen

Financiële instellingen leveren diverse financiële diensten en zijn betrokken bij activiteiten met economische impact. Ze fungeren als intermediair in de markt en zorgen voor de naleving van financiële wet- en regelgeving. U kunt hierbij denken aan banken, verzekeraars en beleggingsondernemingen. Deze instellingen bieden diensten aan zoals deposito acceptatie. Ook beheren en wisselen ze geld uit, en faciliteren ze betalingen.

Overheid en publieke sector

De overheid en publieke sector moeten ook voldoen aan strikte regels. Compliance brokers kunnen helpen om te zorgen dat organisaties in deze sector de wet naleven. De specifieke eisen verschillen per overheidsinstantie en de aard van hun taken. Voor gedetailleerde informatie over de geldende wet- en regelgeving kunt u de websites van de relevante ministeries of toezichthouders raadplegen.

Brokerage, MSP en staffing

Brokerage, Managed Service Providers (MSP) en staffing zijn verschillende manieren om compliance expertise in te zetten. Via brokerage bemiddelt een partij tussen jouw organisatie en de juiste compliance professional; denk hierbij aan compliance services voor broker-dealers. Een MSP neemt de volledige compliance functie uit handen. Staffing draait om het inhuren van tijdelijk of vast personeel. Deze modellen helpen bedrijven om te voldoen aan complexe wet- en regelgeving.

Voorwaarden, kosten en samenwerking

Voor de inzet van een compliance broker gelden specifieke voorwaarden, kosten en samenwerkingsmodellen. De kosten bestaan vaak uit een uurtarief of een bemiddelingsfee. Contracten variëren in looptijd en er zijn bepaalde kwalificaties nodig voor de professional.

Uurtarief en bemiddelingsfee

Het uurtarief en de bemiddelingsfee zijn de manieren waarop een compliance broker kosten rekent voor zijn diensten. Een uurtarief betekent dat u betaalt voor de gewerkte uren. Een bemiddelingsfee is vaak een percentage van de jaarlijkse vergoeding van de geplaatste professional. De hoogte van deze kosten verschilt per broker en de complexiteit van de opdracht. Vergelijk daarom altijd de verschillende aanbiedingen om de beste match voor uw budget te vinden.

Contractvormen en looptijd

Contracten voor compliance-bemiddeling, zoals een agentuurovereenkomst, kennen diverse vormen en looptijden. Een contract heeft doorgaans een vaste looptijd en een opzegtermijn. Contracten voor bepaalde tijd zijn bindend voor de afgesproken periode en eindigen na verloop van tijd. Een samenwerkingsovereenkomst kan bijvoorbeeld een vaste start- en einddatum hebben. Daartegenover staan contracten voor onbepaalde tijd. U kunt deze vaak maandelijks opzeggen met een opzegtermijn van een maand. Soms wordt een overeenkomst stilzwijgend verlengd voor onbepaalde duur. Het is belangrijk te weten dat de consument zo'n verlengd contract altijd mag opzeggen met maximaal één maand opzegtermijn.

Kwalificaties en compliance-eisen

Voor een compliance functie zijn specifieke kwalificaties en eisen belangrijk. De belangrijkste vereiste is integriteit en onafhankelijkheid, waarbij onpartijdigheid centraal staat. Kandidaten moeten expertise hebben in relevante regelgeving, zoals anti-omkoping en gegevensprivacy, en beschikken over analytische vaardigheden om complexe regels te vertalen. Ook is aantoonbare ervaring met regulatory engagement en audit management essentieel. Een 'Qualified Compliance Officer' bezit al deze kennis en vaardigheden, inclusief wet- en regelgeving en compliance risico's. Daarnaast is affiniteit met ethiek en integriteit nodig, samen met vloeiende Engelse taalvaardigheid. Continu bijscholen en up-to-date blijven met compliancekennis en -vaardigheden, inclusief technische vaardigheden zoals Basel III en Solvency II, bevordert de carrièreontwikkeling.

Wat wordt er bedoeld met compliance?

Compliance betekent de naleving van geldende wet- en regelgeving. Het omvat handelen in overeenstemming met de missie, normen, waarden en verantwoording van een bedrijf. Dit betekent dat de organisatie en haar medewerkers zich houden aan wettelijke regels, interne richtlijnen en ethische normen. Compliance richt zich op het voldoen aan externe wet- en regelgeving en interne regels. Gedrag moet conform geldende wetten, regels en gebruiken zijn. Experts zoals Raf Houben en Vincent Wanders benadrukken ook cultuur en gedragsnormen. Ethische compliance omvat beleid tegen belangenconflicten en voor eerlijkheid op de werkvloer.

Wat doet een compliance manager?

Een compliance manager, ook wel compliance officer genoemd, is binnen een bedrijf verantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en monitoring van compliance-programma's en richtlijnen. Jouw hoofdtaken omvatten het verzekeren dat het bedrijf alle relevante wetgeving naleeft. Je ziet toe op de naleving van zowel wet- en regelgeving als organisatie-eigen normen. Dit vermindert het risico op onrechtmatig en ongewenst handelen van managers en medewerkers. Verder ben je verantwoordelijk voor de opzet en werking van het stelsel van beheersmaatregelen. Ook besteed je aandacht aan training en bewustwording van medewerkers over compliance. Daarnaast vervul je een adviesfunctie richting de directie over juridische conformiteit. Je bent het centrale aanspreekpunt voor alle compliance-kwesties en -behoeften binnen de organisatie.

Wat is compliance bij een bank?

Compliance bij een bank betekent het naleven van wet- en regelgeving, aangevuld met de eigen normen van de organisatie. De financiële sector, en specifiek aanbieders van bancaire diensten, zijn gebonden aan strikte regels. Dit is essentieel om de stabiliteit en klantgerichtheid van het financiële stelsel te bevorderen. Ook het voldoen aan voorschriften voor financiële transactiemonitoring, die gelden vanaf 16 augustus 2023, valt hieronder. Banken gebruiken automatisering en risicobeheersystemen om te zorgen voor regulatoire compliance en operationeel risicobeheer. Door strengere wet- en regelgeving, zoals die rond witwassen en transparantie, zijn compliance-afdelingen bij Nederlandse banken gegroeid. Een belangrijk principe hierbij is 'comply or explain', waarbij banken regels naleven of uitleggen waarom ze dit niet doen.

Wat is een compliance consultant?

Een compliance consultant is een ervaren professional die organisaties helpt met naleving van wet- en regelgeving. Deze consultants, vaak zeer ervaren Compliance Officers, kunnen ook als adviseurs of ondernemers werken. Je schakelt externe compliance consultants in voor specifieke vereisten, bijvoorbeeld per industrie of onderwerp. Zij verzekeren succesvolle naleving van regelgeving, met behoud van bedrijfsdoelen. Ook ontwikkelen zij een unieke aanpak om balans te vinden tussen veiligheid en effectiviteit in de organisatie. Een consultant brengt structuur en logica aan in de diensten van klantorganisaties. In de Verenigde Staten huurden beschuldigde firma's compliance consultants in om hun procedures en beleidslijnen te beoordelen.